De Brugse Databank hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. De verwerking verwijst naar alle bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens op grond waarvan een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geÏdentificeerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Dit privacy beleid heeft tot doel de personen die bij die verwerkingen betrokken zijn alle informatie te verstrekken die krachtens de toepasselijke regelgeving vereist is, waaronder de informatie vereist door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming of "AVG").

• Van de betrokkene zelf
Via de website van De Brugse Databank, kan de klant een vraag of een aanbod doorgeven. Hierbij wordt de klant bevestiging gevraagd of hij/zij akkoord gaat met onze privacy policy. Indien het gaat om een AANBOD wordt een aannemingsovereenkomst gemaakt met uitdrukkelijke voorwaarden en duurtijd. De naam- en adresgegevens blijven bewaard tot volledige dossierafhandeling en op voorwaarde dat deze informatie niet eerder werd gebruikt in contracten, facturen, rekening-courant en witwas dossiers. Deze informatie moet wettelijk respectievelijk 7 tot 10 jaar bewaard blijven. De aanbieder krijgt opvolging van de vragers tot einde van de contractperiode. Indien de klant mondeling of per email zijn/haar aanbod formuleert, zal hem/haar bij afspraak een bevestiging verstuurd worden.
• Contactinfo
Vragers : Na een eerste telefonisch contact of een contact via e-mail (via onze website of andere vastgoed portals), verzenden we een e-mail naar de kandidaat om zijn/haar contactinfo online te bevestigen. De kandidaat vult hier online de volgende contactinfo in : naam, voornaam, telefoon en email-adres en geeft uitdrukkelijk zijn/haar akkoord dat deze informatie mag gebruikt worden om hem/haar te kunnen contacteren.
Via het contactinfo formulier kan de kandidaat ook aanduiden of hij/zij op de hoogte wenst gehouden te worden van nieuw of gewijzigd aanbod volgens zijn/haar (woon)wensen.
Zie "Hou mij op de hoogte" verder
Personen zonder email-adres kunnen, tijdens de kantooruren, een contactinfo formulier bekomen in onze kantoren.
• Inlichtingsfiche
Indien een kandidaat huurder, na een plaatsbezoek, aangeeft het pand te willen huren bezorgen we de kandidaat huurder via e-mail een link om online een inlichtingenfiche in te vullen. Personen zonder email-adres kunnen, tijdens de kantooruren, een inlichtingenfiche bekomen in onze kantoren.
Op de inlichtingsfiche wordt tevens het totaal netto maandinkomen gevraagd van de kandidaat huurder(s) en dit desgewenst te staven met loonstroken van de laatste 3 maanden. De kandidaat huurder kan zijn/haar solvabiliteit staven met het voorleggen van de 3 laatste maanden betaalde huur van zijn huidige woning.
Via de inlichtingenfiche kan de kandidaat ook nog aanduiden of hij/zij op de hoogte wenst gehouden te worden van nieuw of gewijzigd aanbod volgens zijn/haar (woon)wensen.
Zie "Hou mij op de hoogte" verder
• Via borden te koop, te huur en overname
Panden te koop, te huur of over te nemen worden in het straatbeeld geafficheerd. Hierop wordt geanticipeerd door de eigenaar te bellen en een afspraak te maken. Indien dit leidt tot een opdracht worden zijn/haar persoonsgegevens opgeslagen.
• Publieke websites en kranten
Op dezelfde wijze als voorgaande zoekt De Brugse Databank andere publieke websites af en bekijkt regionale kranten. Om deontologische redenen wordt niet gekeken naar websites van andere kantoren, noch wordt daar informatie uitgehaald (geen teksten, geen foto's).
• Schattingsaanvraag
Via de website van De Brugse Databank, kan de klant een gratis schatting aanvragen. Hierbij wordt de klant bevestiging gevraagd of hij/zij akkoord gaat met onze privacy policy. Door het feit dat de klant vraagt een gratis schatting uit te voeren, stemt hij/zij er mee in dat wij zijn/haar identificatiegegevens noteren en feedback geven. Indien de vraag naar schatting van het pand er toe leidt dat wij een opdracht tot verkoop verkrijgen, worden deze gegevens (in het kader van de wet op AWW) tot 10 jaar lang bewaard. Zo niet wordt de informatie geschrapt na de schatting. De klant kan ook vragen om een uitgebreid schattingsverslag (=betalend). Hier geldt weerom dezelfde regelgeving als hiervoor.
• Hou mij op de hoogte
Via het bevestigingsformulier kan de klant ook vragen om hem/haar op de hoogte te houden van het nieuwe aanbod. Om de nieuwe vragers te bekomen, moet men een opdracht gegeven hebben. Dit gebeurt automatisch en is vervat in de maandelijkse opvolging.

• Bevestiging via email
Wanneer de klant ons identificatiegegevens toevertrouwd voor om het even welke opdracht, worden de opgeslagen identificatiegegevens door De Brugse Databank bevestigd. Zodoende kan verkeerd begrepen informatie vooralsnog gewijzigd worden.
• Schattingsverslag
De klant ontvangt per email of schriftelijk verslag m.b.t. de gratis schatting of map met een uitgebreid schattingsverslag. De klant wordt tevens gecontacteerd voor nadere informatie en kan leiden tot een opdracht met opvolging.
• Maandelijkse opvolging
Klanten die De Brugse Databank een opdracht geven tot verhuur, beheer, verkoop of overname krijgen maandelijks een rapportage waarin vermeld staat met wie De Brugse Databank rechtstreeks en onrechtstreeks contact heeft gehad. Waar het aanbod van de klant werd gepubliceerd, welke bezoeken er zijn uitgevoerd, enz...
• Kopie van de opdracht, het contract, wettelijke documenten, enz...
Wanneer buitenhuis contracten, plaatsbeschrijvingen, opdrachten of andere overeen-komsten worden afgesloten, ontvangt de klant binnen de 3 dagen een kopie van zijn getekende documenten, hetzij per email, post of afgifte. Indien de mogelijkheid tot kopie buitenhuis bestaat, wordt deze toegepast. Contracten, opdrachten, enz... die op kantoor worden afgesloten, worden onmiddellijk gekopieerd en meegegeven.
• Bewijs van registratie, geplaatste waarborg, bewijs van betaling, afrekeningen rentmeester
Van zodra deze informatie verkregen wordt zal De Brugse Databank hiervan een kopie bezorgen, hetzij per email, post of afgifte. Bij rentmeester (beheer) ontvangt de opdrachtgever afrekeningen, indexaanpassingen, interventieverslagen, enz... zodat hij/zij een volledig overzicht hebben van het beheer over het door hem/haar aan De Brugse Databank toevertrouwd eigendom.

Actualisatie van de gegevens

• Clean-up van de adresgegevens
Minstens éénmaal per jaar worden de 'vragers' en de 'prospecties' die meer dan 2 jaar bewaard zijn gebleven uit de database verwijderd. Dit impliceert dat de klanten die niet om andere redenen voor een langere termijn dienen bewaard te worden, mogen geschrapt worden. Dubbele adresgegevens worden samengetrokken door deze te lijsten op emailadres, naam en/of telefoon. Op die manier blijft de hieraan gelinkte informatie bewaard. Om te voorkomen dat dubbele identificatiegegevens worden ingebracht is de software zodanig ingericht dat men via naam, telefoon of email onmiddellijk kan zien of de klant reeds in onze database aanwezig is. Het uitvoerend personeel wordt hier uitdrukkelijk op gewezen.
• Afschaffen van de adresgegevens
De adresgegevens van de klant kunnen enkel door hemzelf worden afgeschaft door de procedure te volgen zoals besproken onder 'rechten van de betrokkene'. De Brugse Databank garandeert dat enkel via de clean-up procedure adresgegevens kunnen afgeschaft worden.
• Wijzigen van de adresgegevens
De adresgegevens van de klant kunnen enkel door hemzelf worden afgeschaft door de procedure te volgen zoals besproken onder 'rechten van de betrokkene'. De Brugse Databank kan evenwel uw adresgegevens aanvullen of wijzigen aan de hand van informatie in de loop van de periode ontvangen uit officiële instanties.

• Verlies van gegevens
Bij verlies van gegevens door technische storingen, ongeoorloofd of abusievelijk wissen van informatie en/of software mankementen, vrijwaart De Brugse Databank uw gegevens door middel van een dagelijkse backup op een andere locatie dan het vestigingsadres. De Brugse Databank beschermt zijn server en erop aangesloten pc’s tegen hacking door gebruik te maken van firewalls en Symantec Endpoint Protection van de laatste versie. Wat betreft de papieren documenten waarop identificatiegegevens zijn vermeld wordt dit bewaard in een persoonlijk dossier. Het personeel van De Brugse Databank heeft opdracht gekregen er bijzonder over te waken dat geen enkel document buiten het bedrijf wordt meegenomen, tenzij in een persoonlijke aktentas voor klantenbezoek, noch in de wagen wordt achtergelaten. Alle vervallen of onnodige neerslag van uw identificatiegegevens wordt in de papierversnipperaar vernietigd. Alle verlies van gegevens wordt aan de betrokkene medegedeeld.
• Vernietiging of beschadiging
Bij vernietiging of beschadiging van gegevens door technische storingen of software mankementen, vrijwaart De Brugse Databank uw gegevens door middel van een dagelijkse backup op een andere locatie dan het vestigingsadres. De Brugse Databank beschermt zijn server en erop aangesloten pc’s tegen hacking door gebruik te maken van firewalls en Symantec Endpoint Protection van de laatste versie. Alle verlies of beschadiging wordt aan de betrokkene medegedeeld.
• Integriteitgarantie
De Brugse Databank behandelt de door de klant toevertrouwde informatie strikt vertrouwelijk en zal deze zonder uw toestemming niet doorgeven aan de derden, uitgezonderd waarvoor de informatie bestemd is, zoals bij verhuring en/of beheer aan de huurder, bij verkoop aan de koper, bij overname aan de overnemer. Elk personeelslid van De Brugse Databank heeft afzonderlijk en persoonlijk een privacy verklaring ondertekend, waarbij het lekken van informatie kan leiden tot ontslag. In dit kader moet iedere werknemer over een eigen paswoord beschikken om toegang te krijgen tot de servers van De Brugse Databank en mag, behalve de zaakvoerder, geen enkele collega hiervan op de hoogte zijn. Om toegang te krijgen tot de programma’s zelf is een tweede paswoord nodig dat eveneens strikt persoonlijk is. Van zodra een werknemer vermoedt dat zijn/haar paswoord door een andere persoon gekend is, moet hij/zij het paswoord onmiddellijk wijzigen. Indien een werknemer de firma verlaat worden alle paswoorden gewijzigd. De Brugse Databank zal erop waken dat een externe firma geen toegang krijgt tot de informatie van de klant zonder voorafgaande getekende privacy verklaring. Het is het personeel, op straffe van ontslag, niet toegelaten gegevens van De Brugse Databank te kopiëren op eender welke gegevensdrager en zich daarmee buiten de firma te begeven.
• Beschikbaarheid
De informatie is beschikbaar tijdens de openingsuren van het kantoor voor het verwerkend personeel en voor vraag van de klant naar zijn/haar informatie in het kader van opvolging, nazicht op aanwezigheid van zijn/haar gegevens, wijziging of afschaffing van zijn/haar gegevens. De servers van De Brugse Databank blijven 24/24, 7/7 actief, maar is geen externe toegang tenzij mits goedkeuring van de zaakvoerder, zoals bvb. bij update van de software, onderhoud en noodzakelijke raadpleging door het personeel buiten de kantooruren.

• Naam en voornaam ( Contactinfo )
• Telefoon ( Contactinfo )
• Emailadres ( Contactinfo )
• Adresgegevens ( Inlichtingenfiche )
Naam van de straat, de stad of gemeente, postnummer en landkode
• Geboortedatum en geboorteplaats
• Identiteitskaartgegevens
Kopie van de identiteitskaart of inlezen van de identiteitskaart en geldigheidsduur. Verblijfsvergunning bij gebrek aan identiteitskaart.
• Zoekopdrachten
Formulier genoteerd bij een "vraag"

Enkel indien een kandidaat huurder, na een plaatsbezoek, aangeeft het pand te willen huren informeren wij naar volgende gegevens :

• Inkomsten
Enkel bij kandidaat huurders wordt via de inlichtingenfiche gevraagd naar hun huidig inkomen. Dit bedrag wordt door de klant zelf hierop genoteerd. De kandidaat staaft dit inkomen met zijn/haar/hun loonuittreksels opf bewijs van vervangingsinkomen. Deze informatie wordt enkel ter inzage aanvaard en gecheckt op correctheid en maar niet gekopieerd, bewaard als documenten en niet opgeslagen.
• Huurbetaling laatste 3 maanden
Bij twijfel kan De Brugse Databank ook nog het bewijs vragen van de betaling van de laatste 3 maanden huur. Hier geldt tevens de strikte geheimhouding als voor de inkomsten.

De Verantwoordelijke verwerkt de ontvangen persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• communicatie met de Gebruikers, o.m. doch niet beperkt tot contactname via telefoon, e-mail of post;
• het beheer van de klantenfiche van de klant;
• het makkelijk toegankelijk maken van de website (d.m.v. zogenaamde cookies);
• het verstrekken van de verzochte diensten door De Brugse Databank;
• het bijhouden van opgeslagen zoekopdrachten (indien de klant daarom heeft verzocht);
• het op de hoogte houden van de klant van nieuwe aanbiedingen die aan bepaalde criteria voldoen (indien de klant daarom heeft verzocht);
• het doorsturen van zoekopdrachten en vastgoedfiches door de klant naar één of meerdere kennissen (indien de klant daarom heeft verzocht);
• direct marketing m.b.t. het producten- en vastgoedaanbod van De Brugse Databank; (zowel marketing per e-mail, zoals de nieuwsbrief en mailings van De Brugse Databank.

• Waar worden de gegevens opgeslagen
Alle informatie wordt opgeslagen in servers van De Brugse Databank met hieraan een UPS gekoppeld die stroomonderbrekingen opvangt.
• Wie heeft toegang tot die gegevens
Enkel het actief personeel van De Brugse Databank heeft toegang tot de gegevens, met uitzondering van hard- en software leveranciers Sharecom en Mabema die hiervoor een privacy verklaring hebben ondertekend en waarbij de zaakvoerder hiervan persoonlijk op de hoogte werd gesteld.
• Backup van de gegevens
De volledige inhoud van de schijven met programma’s, software en data worden dagelijks gekopieerd naar schijveneenheid op een andere locatie. Evenzo gebeurt er nog extra een wekelijkse beveiliging. Er wordt tevens in overweging genomen voornoemde informatie op te slaan in de cloud.

• Recht op inzage
De klant heeft het recht op toegang tot zijn/haar persoonsgegevens, zoals verwerkt en opgeslagen door De Brugse Databank. Indien de klant zich op afdoende wijze identificeert (door opgave van naam- en adresgegevens en kopie van identiteitskaart) en hiervoor een aanvraag richt aan De Brugse Databank, wordt een afdruk gemaakt van zijn opgeslagen identificatiegegevens en waar zij voor gebruikt worden. Dit gebeurt via het aanvraagformulier opgenomen in onze website of na invulling en ondertekening van de papieren versie van het aanvraagformulier.
• Recht op wijziging
Aansluitend op voorgaande heeft de klant tevens recht op wijziging indien zijn/haar persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Recht op afschaffing
De klant kan afschaffing van zijn gegevens vragen op voorwaarde dat deze niet eerder werden gebruikt in contracten, facturen, rekening-courant en anti witwas dossiers. Deze informatie moet wettelijk respectievelijk 7 tot 10 jaar bewaard blijven.
• Aflevering van de informatie
Voornoemde aanvraag zal binnen de 30 werkdagen behandeld worden waarbij de klant zijn/haar klantenfiche ontvangt voorzien van een kolom voor wijzigingen en een opsomming van waar zijn informatie wordt gebruikt. Deze informatie is kosteloos.

• Beschrijving en doel van de website
Met deze website biedt De Brugse Databank in hoofdzaak volgende diensten aan: Het verschaffen van vrijblijvende informatie omtrent de vastgoeddiensten die door De Brugse Databank aangeboden worden. De door haar aangeboden diensten (in het bijzonder doch niet beperkt tot advies en begeleiding bij de aan- en verkoop van onroerende goed, de huur en verhuur van onroerende goederen, het beheer van onroerend goed en het overnemen en overlaten van handelsfondsen en vennootschappen. Een overzicht van alle panden ( verkoop of verhuur ) en alle zaken ( over te nemen ) die De Brugse Databank in haar portefeuille heeft, samen met de detail van elk pand of zaak en de mogelijkheid tot contactname van het kantoor. Een communicatiemogelijkheid tussen de klant en De Brugse Databank, waar de klant gebruik van kan maken voor alle informatieverzoeken en elke soort communicatie tussen de klant en De Brugse Databank - een aantal interactieve diensten, o.m. met als doel de klant maximaal op de hoogte te brengen en te houden van nieuw of gewijzigd vastgoedaanbod.
• Verwerking via de website
Bij een louter niet-interactief gebruik van de Websites t.t.z. waarbij de klant niet actief persoonsgegevens op de website ingeeft - worden geen persoonsgegevens verwerkt. Omtrent het gebruik van cookies, zie verder. Bij een interactief gebruik van de website t.t.z. waarbij de klant actief persoonsgegevens in één of meerdere formulieren op de website ingeeft - waaronder begrepen het communiceren met De Brugse Databank of het gebruik maken van één van de interactieve functies op de website, worden er, mits toestemming van de klant, persoonsgegevens van de klant opgeslagen en verwerkt.
• Cookiebeleid
Cookies zijn kleine informatiebestanden die automatisch worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer bij het bezoek van een site. Deze cookies registreren op een algemene manier gegevens omtrent de door de klant gehanteerde zoekcriteria bij het raadplegen van het vastgoedaanbod van De Brugse Databank.
Onze Website maakt gebruik van Google Analytics, een web analytics service van Google, Inc. Google Analytics plaatst een cookie om Uw gebruik van de website te evalueren. Dit stelt ons in staat om rapporten op te maken van de activiteiten op onze Websites en om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze rapporten en analyses laten ons ook toe om de gebruikerservaring van onze website te optimaliseren. Google verzamelt deze gegevens anoniem zonder individuele gebruikers te identificeren. Google bewaart de gegevens verzameld door de cookies op servers in de US. Google kan deze info ook aan derden doorgeven indien zij hier door de wet toe verplicht worden of indien deze derde partijen de informatie voor Google behandelen. Google zal uw IP adres niet koppelen aan andere bij Google bewaarde gegevens. Door van deze site gebruik te maken, stemt U impliciet in met de hierboven beschreven manier waarop Google deze gegevens gebruikt. Door het installeren van de Google Analytics opt-out add-on kan u verhinderen dat Google Analytics informatie over Uw websitebezoeken verzamelt. U kunt het gebruik van "cookies" weigeren door in het configuratiemenu van Uw webbrowser de instellingen voor cookies te wijzigen. Onze Website maakt verder ook gebruik van een aantal sociale media tools onder de vorm van "Deel deze pagina" knoppen. Deze knoppen maken het voor de gebruiker van de website eenvoudig om informatie te delen met hun familie of vrienden op een aantal sociale netwerken. Het is mogelijk dat deze websites gebruik maken van cookies. Deze websites worden niet beheerd door De Brugse Databank. Indien U deze links gebruikt, aanvaardt U ook het privacybeleid van deze sites. Deze sites kunnen ook een cookie plaatsen wanneer U bent ingelogd op hun diensten.

De Brugse Databank bv, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd te 8000 Brugge, Park 2, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer BE 0436.969.360 vertegenwoordigd door haar zaakvoerder, de heer Marc TIMMERMAN, is verantwoordelijk voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verricht.